Підгаєцький районний суд Тернопільської області

Аналіз обліково-статистичної роботи

Підгаєцького районного суду за 2019 рік

З метою дослідження організаційного забезпечення роботи суду щодо ведення судової статистики та автоматизованої обробки документів первинного обліку, з’ясування стану ведення аналітичної роботи та об’єктивності показників статистичних звітів, кадрового забезпечення спеціалістами, які займаються первинним обліком і складанням звітності суду, на виконання плану роботи Підгаєцького районного суду на друге півріччя 2019 року проведено аналіз обліково-статистичної роботи суду за 2019 рік.

Основними завданнями обліково-статистичної роботи Підгаєцького районного суду є здійснення повного та всебічного обліку та аналізу руху розгляду справ, формування та аналізу статистичної інформації, забезпечення об’єктивності, оперативності та цілісності інформації щодо діяльності суду.

Обліково-статистична робота Підгаєцького районного суду протягом звітного періоду здійснювалась відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва і Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України №173 від 17.12.2013 року; Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року №30 (у редакції рішення Ради суддів України 02.03.2018 року №17), Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013 року №169, Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, затвердженої наказом державної судової адміністрації України від 17.02.2005 року №21, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації України у Тернопільській області, іншими нормативно-правовими актами.

Організацію ведення діловодства та обліково-статистичної роботи в суді забезпечують заступник керівника апарату, старший секретар суду та секретарі суду.

Обліково-статистична робота забезпечується за допомогою комп’ютерної системи "Д-3". Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію, передбачену Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, автоматизований розподіл справ між суддями, централізоване зберігання текстів судових рішень та інших процесуальних документів, підготовка статистичних звітів, автоматичне відправлення судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень тощо, здійснюється за допомогою комп’ютерної системи КП «Д-3». Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів, складання звітів володіють знаннями інструкцій та мають практичний досвід роботи та в повному обсязі забезпеченні комп’ютерною технікою.

Первинним обліком (заповненням обліково-статистичних карток на справи) займаються старший секретар суду, стаж роботи в суді якого становить 5 років (кримінальні справи), секретар суду, стаж роботи якого у суді на займаній посаді складає понад 20 років (цивільні справи) та секретар суду, стаж роботи якого на посаді складає 2 роки (справи про адміністративні правопорушення, адміністративні справи).

Складання статистичної звітності в суді покладено на старшого секретаря суду та секретарів суду. Заступник керівника апарату контролює та перевіряє правильність складання статистичної звітності суду.

З метою підвищення кваліфікації у другому півріччі 2019 року секретар суду пройшла підготовку у Чернівецькому регіональному відділенні Національної школи суддів.

Формування документів суду у справи, їх систематизація та облік здійснювалось відповідно до номенклатури справ. Номенклатурні справи ведуться на належному рівні. Номенклатура справ Підгаєцького районного суду на 2019 рік затверджена в.о. голови суду 15.12.2018р., схвалена експертною комісією суду (протокол №2 від 16.11.2018р.), ЕК архівного відділу Підгаєцької районної державної адміністрації (протокол № 4 від 20.11.2018р.) та погоджена ЕК Державного архіву тернопільської області (протокол №23 від 14.12.2018р.)

Робота Підгаєцького районного суду планується на півріччя. Плани роботи суду розробляються заступником керівника апарату, затверджуються в.о. голови суду, та доводяться до відома всіх працівників апарату суду. Робота суду спланована за такими напрямками:

1) організаційні питання;

2) узагальнення судової практики;

3) робота з кадрами;

4) робота служби судових розпорядників;

5) робота архіву суду.

Плани роботи підшиваються в окрему папку відповідно до номенклатури справ суду. Після закінчення кварталу, робляться відповідні відмітки про виконання поставлених завдань.

В.о. голови суду та заступником керівника апарату здійснюється контроль за ефективністю діяльності апарату суду.

Упродовж 2019 року заступником керівника апарату суду перевірялися дотримання вимог, встановлених Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва і Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України №173 від 17 грудня 2013 року, зокрема: ведення первинного обліку цивільних, кримінальних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення; правильність заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи та вироки по яких набрали законної сили; якість складання звітності; робота суду щодо приймання й обліку апеляцій, апеляційних скарг; проводилась перевірка роботи канцелярії суду по зверненню до виконання рішень по цивільних справах, а також постанов у справах про адміністративні правопорушення.

За результатами перевірок проводилися оперативні наради з працівниками апарату суду, на яких обговорювалися проблемні питання та виявлені недоліки і, зокрема, причини та умови їх виникнення та усунення.

Так, протягом 2019 року проведено 18 оперативних нарад з обговорення підсумків діяльності суду, аналізу стану відправлення правосуддя, наявної проблематики, а також результатів обліково-статистичної роботи. На нарадах, зокрема, приймались рішення для покращення роботи суду, ведення програми «Д-3», розглядались питання вчасної та належної підготовки та здачі щомісячних та квартальних статистичних звітів, тощо.

Впродовж 2019 року відповідальними працівниками апарату суду відповідно до звітних періодів, в автоматичному режимі на підставі наявних в КП «Д-3» даних, формувалися піврічні та квартальні статистичні звіти за формами №1-мзс, №1-Л, №10, №2-ВД, які надсилалися у ТУ ДСА України в Тернопільській області відповідно до розробленого графіку.

Статистичні звіти про роботу суду приймалися в ТУ ДСА України в Тернопільській області відповідно до затвердженого графіку. В процесі складання та формування звітності виникали логічні, арифметичні та технічні помилки та зауваження, більшість з яких було усунуто. По деяких розбіжностях було надано письмові пояснення щодо невиконання умов логічного контролю, для запобігання виникненню яких у подальшому потребує доопрацювання та удосконалення роботи програми «Д-3».

Сектором організаційного забезпечення діяльності судів та судової статистики територіального управління ДСА України у Тернопільській області постійно надається практична та методична допомога з питань первинного обліку і ведення судової статистики, зокрема з питань дотримання вимог, встановлених Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді та ведення обліково-статистичної роботи суду, під час якої основна увага приділялась таким питанням як повнота та достовірність внесення усіх показників у документи первинного обліку, правильність заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи, якість, повнота та достовірність складання звітності суду.

Найпоширенішою проблемою, що виникає при складанні звітності є неточності та відсутність усіх даних в обліково-статистичних картках. Недоліки усуваються відповідальними працівниками апарату суду. Також при складанні звітності враховуються прийняті протягом року зміни та оновлення.

Варто також зазначити, що в процесі роботи відповідальні працівники суду дотримуються усіх роз'яснень та інформаційних листів, які надходять із територіального управління ДСА України у Тернопільській області, щодо забезпечення належної організації роботи суду.

Заповнення карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу та карток обліку сум шкоди, здійснюється у відповідності до вимог в Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, помічником судді.

Щомісяця Підгаєцьким районним судом надсилається в ТУ ДСА України в Тернопільській області інформація про кількість надісланих судом SMS-повідомлень учасникам судового процесу. У суді постійно проводиться робота з підвищення кількості заявок на отримання SMS-повісток по справах.

Також судом щомісячно в ТУ ДСА України в Тернопільській області направляється інформація про використання систем відеоконференцзв’язку та відомості про кількість виконавчих документів про стягнення судового збору, штрафу (як процесуального примусу), направлених судом до органів державної виконавчої служби.

До Тернопільського апеляційного суду щомісяця направляється інформація щодо застосування окремих положень КПК судами першої та апеляційних інстанцій при розгляді кримінальних проваджень.

До органу ведення Державного реєстру виборців Підгаєцької РДА щомісячно направляється інформація про осіб, які були визнані недієздатними та осіб, щодо яких було скасовано рішення про визнання особи недієздатною.

Підсумовуючи дане аналітичне дослідження стану ведення обліково-статистичної роботи Підгаєцьким районним судом у 2019 році, варто відзначити, що вказана робота у суді підтримувалась на належному рівні та здійснювалась відповідно до нормативно-правових документів, які регулюють питання обліково-статистичної роботи, а організація роботи суду має тенденцію до постійного вдосконалення.

З огляду на вищевикладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної, аналітичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне й надалі своєчасно вносити оновлення до програми «Д-3» з урахуванням останніх змін законодавства та надалі продовжувати та постійно вдосконалювати роботу по веденню статистики у суді, сприяти підвищенню кваліфікації працівників, відповідальних за ведення обліково-статистичної інформації шляхом надання методичної допомоги Державною судовою адміністрацією України, ДП «Інформаційні судові системи», Чернівецьким регіональним відділенням Національної школи суддів України шляхом проведення навчань, відео-семінарів, семінарів щодо підвищення кваліфікації працівників апарату суду, які займаються первинним обліком справ; проведення конференцій, круглих столів щодо проблемних питань обліково-статистичної роботи в суді та шляхів їх вирішення та загалом роботи в цілому.

Заступник керівника апарату Т. Голіят

Аналіз обліково-статистичної роботи Підгаєцького районного суду за 2019 рік